Em um cenário corporativo cada vez mais dependente de dados, a gestão documental eficiente se tornou um diferencial competitivo. Para 2025, as melhores práticas estarão focadas em segurança da informação, conformidade regulatória e digitalização inteligente, segundo Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital.
Digitalização automática ganha força
A digitalização de documentos deixou de ser uma opção e se tornou uma necessidade. Ferramentas como OCR (Optical Character Recognition) e IA permitem a conversão de documentos físicos em arquivos digitais pesquisáveis e organizados. “Essas tecnologias serão amplamente adotadas para garantir eficiência e organização”, afirma Araújo.
IA revoluciona organização documental
A inteligência artificial está transformando a gestão de documentos. Sistemas inteligentes podem categorizar arquivos automaticamente, identificar padrões de uso e sugerir fluxos de trabalho otimizados. Chatbots e assistentes virtuais também serão usados para agilizar a localização de documentos, reduzindo o tempo gasto em buscas manuais.
Armazenamento em nuvem com segurança reforçada
A segurança da informação é uma prioridade. Em 2025, as empresas devem investir em soluções de armazenamento em nuvem que ofereçam criptografia de ponta a ponta, autenticação multifator e políticas de acesso segmentado.
Conformidade e governança de dados são essenciais
Com regulações como a LGPD e o GDPR, a governança documental precisa ser priorizada. “É fundamental definir políticas claras de retenção e descarte de documentos, além de realizar auditorias periódicas e monitorar acessos”, explica Araújo.
Automação de fluxos de trabalho aumenta eficiência
Softwares de ECM (Enterprise Content Management) estão integrando workflows automatizados para aprovação de documentos e redução de burocracia. “A automação reduz erros humanos, aumenta a eficiência operacional e melhora a colaboração entre departamentos”, destaca o diretor.
Sustentabilidade e redução do uso de papel
A agenda ESG pressiona as empresas a adotarem práticas sustentáveis. A digitalização de documentos não só melhora a eficiência, mas também reduz o impacto ambiental. “A gestão documental se torna um fator estratégico dentro da política de sustentabilidade”, finaliza Araújo.
