A burocracia dos Recursos Humanos é comumente vista como um entrave à produtividade. Pilhas de documentos, registros manuais e comunicados dispersos fazem parte do dia a dia das empresas. Quando se trata de pequenas empresas, o cenário piora, pois geralmente é o dono, ou alguém muito próximo, que executa esse papel, despendendo um tempo valioso com atividades repetitivas e burocráticas. Uma nova geração de startups tem, no entanto, transformado esse cenário. As HR Techs surgiram para automatizar processos de RH, reduzir custos e melhorar a comunicação interna, tornando o setor mais eficiente e estratégico.
As soluções oferecidas vão além da digitalização de documentos e do controle de ponto eletrônico. Plataformas integradas criam um ambiente centralizado, no qual as empresas podem gerenciar sua comunicação, armazenar dados e interagir com os funcionários de forma rápida e segura. Além disso, a personalização das ferramentas permite a cada companhia adaptar a solução às suas necessidades específicas, otimizando a gestão dos funcionários.
O excesso de papéis e a necessidade de criar comunicados manuais são problemas comuns em todo o setor de RH. Além de consumirem tempo, os processos estão sujeitos a falhas e atrasos. Em empresas de médio e grande porte, a comunicação com os funcionários torna-se um desafio, pois muitos não recebem informações importantes ou não são incluídos nos fluxos internos de comunicação. “Uma grande varejista brasileira tem 8 mil funcionários conectados e 22 mil desconectados. Integrar toda essa equipe e garantir que todos recebam informações essenciais é um desafio para qualquer empresa”, afirma Hugo Godinho, CEO da HRTech Dialog. A falta de comunicação adequada, avalia, reduz o engajamento dos empregados, compromete o senso de pertencimento e aumenta a rotatividade.
Comunicados enviados por e-mail ou aplicativos como WhatsApp muitas vezes se perdem no meio de outras mensagens, dificultando a comunicação eficaz. E as informações nem sempre chegam no momento certo ou na linguagem mais adequada para cada setor. “A primeira coisa que uma HR Tech faz é levar a mensagem certa para o destinatário certo, no momento ideal”, resume Godinho.
As HR Techs oferecem plataformas que centralizam as funções do RH em um único ambiente digital. Isso inclui da gestão de ponto e folha de pagamento às pesquisas internas para medir a satisfação dos funcionários. Essas ferramentas reduzem a necessidade de processos manuais e dão mais agilidade para as equipes de RH, que podem focar em estratégias de retenção de talentos e desenvolvimento profissional.
Uma das vantagens dessas plataformas é a redução do turnover, ou seja, a taxa de desligamento voluntário de contratados. “Três meses antes de um funcionário sair, ele começa a desengajar. Nossa tecnologia consegue identificar esses sinais e oferecer alternativas para a empresa atuar antes de a demissão acontecer”, conta Godinho. Além da retenção de talentos, a digitalização do RH resolve outro problema frequente: a sobrecarga dos profissionais da área. Sem tecnologia, muitas atividades precisam ser feitas manualmente, incluídos a produção de comunicados e o controle de folha de ponto e de benefícios, o que exige equipes maiores e gera um custo operacional significativo.
A redução do tempo com tarefas operacionais chega a 80%
As HR Techs auxiliam ainda na automação de processos complexos, como a folha de pagamento. O uso de sistemas inteligentes pode reduzir em até 80% o tempo gasto com cálculos e conferências, permitindo ao RH focar em ações estratégicas. Empresas que utilizam essas soluções relatam maior eficiência na gestão de benefícios, evitando problemas de compliance e erros trabalhistas. A implementação de uma plataforma de RH traz ganhos diretos para a produtividade e o orçamento. “O retorno do investimento é imediato porque há uma economia significativa de tempo. Atividades como produção de mailing e envio de comunicados são automatizadas, e isso reduz em ao menos 60% o tempo de trabalho logo no início. E esse porcentual pode facilmente chegar a 80%”, garante.
Outro benefício está na segurança das informações. Com os dados organizados digitalmente, o risco de erros e falhas no cumprimento de normas trabalhistas diminui. Pequenos negócios, muitas vezes sem estrutura adequada para lidar com regulamentações, valem-se dessas ferramentas para garantir o respeito às leis. “O RH precisa modernizar-se, assim como a comunicação interna. Um sistema eficiente permite pesquisas constantes para medir o termômetro da satisfação dos funcionários. Isso é fundamental para qualquer empresa que deseja manter um ambiente de trabalho saudável e produtivo.”
A Inteligência Artificial tem sido uma aliada importante das startups. Softwares que utilizam machine learning para analisar padrões de comportamento dos funcionários permitem prever possíveis problemas antes que eles afetem o desempenho da equipe. A IA também facilita a personalização de treinamentos e programas de desenvolvimento, tornando o RH um setor mais estratégico e menos operacional. Empresas que adotam essas soluções também têm conseguido melhorar a experiência dos empregados. Sistemas modernos permitem uma interação mais fluida, com plataformas que integram feedback contínuo, avaliações de desempenho e reconhecimento interno. Isso contribui para um ambiente de trabalho mais engajado e produtivo.
Outro ponto relevante é o uso de analytics para medir a efetividade das ações do RH. Com ferramentas integradas, gestores conseguem acompanhar dados em tempo real, facilitando a tomada de decisões baseada em evidências. A automação leva à adaptação rápida e a mudanças no ambiente de trabalho, como novos modelos de contratação e trabalho remoto. •
Publicado na edição n° 1354 de CartaCapital, em 26 de março de 2025.
Este texto aparece na edição impressa de CartaCapital sob o título ‘Humanizar o RH’
